Você sabe tudo sobre gestão de frota?

A gestão de frota aumenta a competitividade da empresa e sua produtividade. Saiba mais sobre o assunto e veja como ganhar mais eficiência na área!

Quando uma empresa, de qualquer setor, precisa de muitos veículos para desempenhar suas atividades, uma coisa é fundamental: uma boa gestão de frotas. 

Afinal, essa é uma área complexa, que envolve documentação, manutenção, abastecimento, capacitação de equipe e diversos outros processos que precisam funcionar de forma eficiente e sincronizada. 

Isso sem falar nas tomadas de decisões dos administradores, que devem ser estratégicas e dinâmicas. Assim como as medidas para minimizar, ou mesmo evitar, problemas causados por falha humana e que podem gerar prejuízos recorrentes. Por isso, é muito importante não só entender como a gestão de frota funciona, mas também o que pode ser feito para que seja cada vez mais eficiente.

O que é gestão de frotas?

A gestão de frotas centraliza todas as atividades relacionadas ao conjunto de veículos da empresa: manutenção, controle de quilometragem, rotas, motoristas, combustível, notas fiscais, plantões e rodízios, etc. 

Em outras palavras, a gestão de frotas é responsável tanto pela parte operacional quanto estratégica do setor. Para isso, a administração precisa ter foco na eficiência através do melhor aproveitamento possível dos recursos disponíveis, ao mesmo tempo em que precisa prever possíveis problemas e controlar os gastos operacionais. Mas nem sempre a empresa precisa se preocupar com os custos de manter uma gestão de frotas própria. O serviço pode ser terceirizado através de empresas especializadas.

Quem utiliza esses serviços?

Há uma infinidade de empresas e agências que utilizam a gestão de frotas: tanto aquelas que prestam serviços através de seus veículos quanto aquelas que precisam dos veículos para transportar seus próprios produtos.

Afinal, é sempre bom lembrar que a frota é um conjunto de veículos – de qualquer tipo, tamanho ou modelo, geralmente a partir de 4 ou 6 unidades.

Além disso, a frota pode ser própria, alugada ou terceirizada (quando o serviço é contratado de uma outra companhia especializada em transportes).

A gestão de frotas é indicada para qualquer empresa, agência, instituição, e-commerce ou hospital, por exemplo, que tenha uma frota e, portanto, precise administrá-la da melhor forma possível. Assim, há frotas de todos os tipos, como veículos leves para deslocamento de equipes, visitas a clientes, entregas pequenas e rápidas, etc.; automóveis especiais, que atendem a especificidades dos mais diversos segmentos, como ambulâncias, viaturas, carros fúnebres, veículos refrigerados para saúde, etc.; e frota pesada, como caminhões e ônibus para os mais diversos fins, como transporte de funcionários, mudanças, carga viva, agro, etc.

Como funciona?

De forma bem básica, a gestão de frotas pode ser resumida na administração de três aspectos da frota: os ativos (veículos), insumos (tudo que é preciso para que funcione) e comportamento (dos motoristas).

E não é pouca coisa! Veja alguns dos processos:

• Gerenciamento de combustível – Manter uma negociação direta com as distribuidoras para garantir combustível de qualidade e com bom preço, condições diferenciadas, mais facilidade e opções de pagamento; cuidar da manutenção e reparos das peças de acordo com cada tipo de combustível e sua devida legislação, etc;
• Automatização dos processos – Uma boa gestão de frota pressupõe o uso de inovações. A automação dos processos elimina problemas de falha humana e agiliza o dia a dia. E como tudo pode ser mensurado, os relatórios gerados garantem ao gestor mais insights e decisões mais assertivas e dinâmicas;
• Escolher os melhores veículos para a função – A gestão deve também estar alinhada com as novidades do setor de transportes para escolher os veículos que mais se adaptam a cada necessidade, mas também para a renovação periódica da frota, contribuindo para a modernização da empresa;
• Planejamento e otimização das rotas – Buscar rotas que melhorem a produtividade da empresa, avaliar paradas perdidas ou desativadas, desenvolver zonas personalizadas, acompanhar tempo de percurso e de paradas, acompanhar horários planejados e reais, etc;
• Capacitação da equipe – A equipe deve ser capacitada tanto em direção defensiva quanto nas boas práticas de direção para economia de combustível sem perda da produtividade, dessa forma há menos acidentes e também menos multas;
• Manutenção preventiva dos veículos – Evitar gastos com reparos que poderiam ser evitados é uma das missões de uma boa gestão de frotas. Assim a direção fica também mais segura e há menos veículos ociosos na oficina;

Esses são apenas alguns exemplos do funcionamento da gestão de frotas, mas há muitos outros processos que garantem uma administração eficiente e econômica.

Qual a importância?

O principal fator de importância da gestão de frotas é manter um controle eficiente sobre todos os (muitos) processos que envolvem o setor.

Centralizando as informações e analisando constantemente resultados e estratégias, pode-se aumentar a produtividade, otimizar rotas, economizar tempo e recursos, reduzir a incidência de multas e aumentar a vida útil dos veículos, gerando mais economia, por exemplo. Por outro lado, a gestão de frotas também consegue antecipar problemas, identificar gargalos e propor soluções mais eficientes. Dessa forma é possível minimizar ou mesmo evitar adversidades que podem desgastar a imagem da empresa perante o público, fazendo com que perca competitividade no mercado.

Entenda os benefícios da gestão de frotas

Assim, há vários benefícios gerados pela gestão de frotas. Além dos que já foram citados, há pelo menos outros três que merecem destaque:

• Melhoria na qualidade de serviço como um todo – A gestão de frota pressupõe um monitoramento constante de todos os processos, o que faz com que o sistema fique mais eficiente. Dessa forma, fica mais fácil garantir que os produtos cheguem aos destinos com segurança e no prazo estipulado;
• Menor índice de acidentes, roubos e furtos – A gestão de frota também colabora para a redução do índice de acidentes porque um sistema eficiente permite o monitoramento do transporte em tempo real, facilitando tomadas de decisão rápidas que aumentam a segurança;
• Melhor aproveitamento da frota e menor desperdício – O monitoramento em tempo real garante melhores condições de uso, o que também evita desperdício de combustível e o consequente corte de gastos.

Frota própria ou terceirizada?

Na dúvida entre frota própria ou terceirizada, o melhor é conhecer bem como as duas funcionam e escolher a melhor solução para as necessidades da sua empresa.

Frota própria

A frota própria é aquela em que a empresa compra seus próprios veículos e, portanto, é responsável por todos seus aspectos – manutenção, reparos, documentação, renovação – até que sejam revendidos.

O custo é mais alto e a gestão de frota precisa, efetivamente, cuidar de todos os detalhes, e não só dos aspectos estratégicos. É da empresa também a responsabilidade com as contratações e todos os encargos trabalhistas, além do combustível, gastos com pedágios, etc.

Por tudo isso, muitas vezes há menos flexibilidade para a implantação de melhorias e a frota acaba ficando defasada em relação aos concorrentes.

Em contrapartida, é possível fazer uma publicidade gratuita adesivando os carros com a logo da empresa.

Frota terceirizada

A frota terceirizada é aquela cujos veículos são contratados de outra empresa por um tempo determinado. Uma das vantagens é que é estabelecido um preço fixo, portanto não há surpresas na hora de pagar a conta. Essa maior previsibilidade é uma grande vantagem.

Por outro lado, não há preocupação com a depreciação dos veículos nem com a renovação da frota. E a empresa fica com mais tempo e recursos para manter o foco nas decisões estratégicas, como o desenvolvimento de produtos, experiência do cliente, etc.

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Além disso, você pode também terceirizar apenas a gestão de frotas. Na Ituran Fleet você encontra vários produtos que vão ajudar sua empresa a crescer mais, otimizando a administração dos veículos.

Veja qual desses produtos mais tem a ver com o perfil da sua empresa:

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